Получавали ли сте някога покана, която не сте могли да приемете? Вероятно имате повече от веднъж. Сигурно дори сте изпращали покани на хора, които е трябвало да ви откажат.
Борите ли се с това как да откажете покана, без да нараните нечии чувства или да предизвикате конфликт? Пречи ли ви да откажете някого? Има начини, по които можете да откажете всяка покана, ако го направите искрено и покажете уважение към човека, който ви я е изпратил.
Не забравяйте, че това е покана, а не заповед да бъдете там. Разбира се, човекът иска да отидете, иначе не би поискала. Ако обаче имате други планове или нещо друго ви пречи да присъствате, няма нищо лошо в отказването.
Въпреки че може да си мислите, че подвеждате някого, когато кажете „не“, това вероятно не е така. Освен ако не сте ангажирани с планирането или вече сте се ангажирали да отидете, няма да подведете никого.
Добре е да откажете покана, ако не можете да присъствате. Ключът е да уведомите човека дали можете да приемете поканата възможно най-скоро и по учтив начин. Човекът, който ви е изпратил поканата, ще оцени бързия отговор.
Как да отхвърлите любезно покана
Ето няколко съвета как да откажете поканата по най-учтив начин:
- Не пренебрегвайте поканата. Оставянето на поканата настрана, за да се справите по-късно, не е добре за вас или за човека, който я е изпратил. Тя трябва да знае дали ще бъдете там или не. Пренебрегването на поканата показва, че не познавате правилния етикет и може да останете извън списъка с гости за следващото й парти.
- Не чакайте. Веднага щом разберете, че няма да можете да отидете, уведомете човека. Повечето събития изискват планиране и бюджетиране.
- Бъди благодарен. Винаги искрено благодарете на човека, че ви е поканил, и я уведомете, че сте удостоени с това, че тя би помислила достатъчно високо за вас да изпратите поканата.
- Бъди честен. Не е необходимо никога да измисляте фалшиви извинения защо не можете да отидете на събитието, но също така не е нужно да навлизате в подробности. Уведомете я, че вече имате планове. Това би трябвало да е достатъчно.
- Поискайте различно време. Ако поканата е изключително за вас, уведомете човека, че не можете да го направите в момента, в който тя е поискала, но бихте искали да се съберете с нея по друго време. Това очевидно не е опция, ако е групово събирание.
- Не прекалявайте с обясненията. Ако не можете да се справите, дръжте обясненията си кратки и точни. В противен случай ще прозвучи сякаш просто се опитвате да измислите оправдания.
- Изпратете нещо. Ако обикновено носите подарък на каквото и да е събитие, на което сте поканени, като рожден ден или бебешки душ, продължете и изпратете нещо с прикачена картичка. Споменете нещо за желанието ви да сте там и добавете, че очаквате да я видите скоро.
Правилен тон и формулиране за отхвърляне на покана
Понякога можете да заявите отговора си лично, по телефона или просто отметка на RSVP карта. Въпреки това може да има моменти, когато трябва да напишете бележка. Тонът на писмото ви трябва да отразява връзката ви с човека, който ви е поканил. Ако е близък личен приятел, той ще бъде много по-малко официален от този за бизнес познат.
По-долу има няколко примера за това как можете да откажете в писмен вид.
Пример # 1
Скъпа Джоан,
Благодаря ви много, че ме поканихте на вашето рожден ден. За съжаление вече имам планове за тази вечер, така че няма да мога да присъствам. Надявам се да прекарате прекрасно да отпразнувате този специален повод.
Приятелю,
Сара
Пример # 2
Скъпи Джордж,
Поздравления за новата позиция! Иска ми се да мога да присъствам на вашето промоционално парти, но този уикенд ще съм извън града. Може би скоро ще можем да се съберем за питиета и можете да ми разкажете всичко за новата си работа. Желая ви най-доброто.
Винаги,
Джена
Пример # 3
Скъпи Харли,
Благодаря ви за поканата за дипломирането на дъщеря ви. Знам колко си горд. Ако можех да се справя, определено бих могъл, но вече съм резервирал полета си извън града, за да посетя родителите си. Моля, поздравете я за мен и я уведомете, че ще бъда там по дух.
Твоя приятел,
Джеймс
Пример # 4
Уважаеми господин Джоунс,
Получих вашата покана за обяда на вашата компания. Съжалявам да ви информирам, че няма да мога да присъствам поради друг бизнес ангажимент. Благодаря ти, че ми мислиш за мен.
На Ваше разположение,
Артър Смит
Когато трябва да отклоните покана
Колкото и да ви се иска да отидете на всичко, за което сте поканени, има моменти, когато просто не можете. Може би вече имате планове за това конкретно време или трябва да работите. Или може би сте изтощени и трябва да го изтеглите за известно време. Прекомерното разширяване може да ви накара да пресечете жиците си, което ви кара да изглеждате люспести и безотговорни.
Може да се изкушите да не отговорите, защото не искате да нараните чувствата на човека или се притеснявате, че няма да получите покана за следващото им събитие. Може би си мислите, че ако пренебрегнете поканата, просто няма да се появи голяма работа. Това е погрешно мислене, защото пренебрегването му е грубо и необмислено, което може да ви откаже от бъдещите списъци с гости.
Дори да сте човекът, който трудно може да каже „не“, трябва да се задълбочите и да направите правилното нещо, като учтиво уведомите домакина, че не можете да присъствате. Не е нужно да изваждате оправдание. Всъщност е по-добре да бъдете кратки, но учтиви. И трябва да го направите по-скоро, отколкото по-късно, за да може човек да свърши по-добра работа с планирането.
Не забравяйте, че отказването на покана не означава, че отхвърляте човека, който ви я е изпратил. Това е просто изявление, че не можете да присъствате на каквото и да сте били поканени.
Последвайте по-късно
След събитието е добре да се обадите на човека и да го попитате как е протекло събитието. Може да искате да изразите съжалението си, че не сте успели, но ако го направите, имайте положително отношение. Може да искате да кажете нещо от рода на: „Звучи, сякаш сте прекарали прекрасно.“
