Да научите как да управлявате пощата си е изненадващо трудна организационна задача. Не можете просто да организирате визуално пощата; трябва да прочетете и докоснете всеки документ, за да го подадете или изхвърлите. Въпреки това, най-добрият начин да започнете е да скочите и да го направите сега.
Ето няколко полезни съвета как да организирате пощата.
- 01 от 05
Изхвърлете боклука
Намалете количеството поща, която получавате, като спрете притока на нежелана поща.
Отпишете се от всички каталози - да, всички. Можете лесно да намерите съдържанието им онлайн. Повечето от тях имат фин шрифт с инструкции за отписване или можете да го направите онлайн. Намаляването на количеството нежелана поща, което получавате, ще намали времето, което отделяте за управление на пощата си. Това е полезно и за околната среда.
След като се отпишете от всичко, вашата пощенска кутия за известно време ще бъде щастливо освободена от нежелана поща, но бавно ще започне да се натрупва отново. Продължавайте да се отстранявате непрекъснато от пощенските списъци или отделяйте време на всеки шест месеца или така, за да премахнете името си от всички списъци, към които сте добавени.
- 02 от 05
График на организационното време
Повечето хора сортират пощата, докато влизат във вратата след работа и често спират в средата, за да приберат палтото си или да насочат вниманието си към това, което е за вечеря. Устояйте на желанието да управлявате пощата, докато имате време и внимание да отделите на тази задача.
Ако например сортирате по пътя си към вратата, вероятно няма да сте готови да управлявате пощата си по това време. Нуждаете се от подходящите инструменти и вниманието, за да решите как да използвате или изхвърлите всяко парче.
Освен това никога не докосвайте лист хартия повече от веднъж, ако не се налага. Това прави управлението на хартията толкова изтощително: трябва да го прочетете всеки път, когато го вземете. Изчакайте, докато сте готови за управление и изхвърляне.
- 03 от 05
Използвайте правилните инструменти
Имайте под ръка подходящите инструменти - шредер, кош за рециклиране и система за картотекиране и календар, за да ги изхвърлите, рециклирате или да отговорите на вашата поща.
Не разполагайте с вашия шредер и кош за рециклиране в отделни помещения. Те трябва да са до вас, докато работите, за да можете веднага да предприемете действия. По този начин няма да имате купища хартия, които чакат да бъдат рециклирани и натрошени в цялата къща.
- 04 от 05
Създайте система
Има три крайни игри за всяка поща.
Поемам инициатива с поща, която се нуждае от внимание сега или евентуално. Разделете го на други категории, като архивиране, отговор или незабавно действие.
Рециклирайте нежелана поща, която няма стойност за вас и няма идентифицираща информация върху нея извън вашето име.
Накъсайте всяка поща, която съдържа някаква идентифицираща информация извън вашето име и адрес. Това включва номера на социално осигуряване, дати на раждане, оферти за кредитни карти и др.
Продължете към 5 от 5 по-долу. - 05 от 05
Придържайте се към системата
Сега, когато системата ви е затворена, трябва да я поддържате. Ако нямате време всеки ден да отделяте за сортиране на пощата си, поставете я във входящата поща на бюрото си, близо до входа си или в ъгъла на кухненския плот. Планирайте да отделите време веднъж или два пъти седмично за сортиране на всяка поща, за да не пропуснете нищо важно.
