Как да приоритизирате задачите си

Помогнете на развитието на сайта, споделяйки статията с приятели!

Почти всеки се чувства като че има твърде много работа и твърде малко време да го направи. Когато списъкът ви със задачи е пълен, как да разберете коя задача да изпълните първо? Това съкрушено чувство произтича от невъзможността да се приоритизират всички тези привидно наболели задачи. Ако смятате, че списъкът ви със задачи се разраства с всяка минута и дори не знаете откъде да започнете, ето как да идентифицирате, оцените и приоритизирате задачите си.

1. Направи списък

   Преди да се опитате да сортирате задълженията си по важност, отделете време, за да съставите изчерпателен списък на всичко, което имате нужда или искате да постигнете. Разделете списъка си на секции за различни видове задачи. Тези категории могат да включват:

   • Ежедневни или седмични задачи: Тези светски „задачи“ могат да бъдат лични, като планиране на хранене и пазаруване на хранителни стоки, или свързани с работата, като седмична среща на екипа. Ако вече спазвате ежедневието, ще сте запознати с тези задачи; ако не го направите, сега е подходящ момент да го създадете. Това, което включвате, може да варира - някои хора няма да имат нужда да си напомнят да проверяват имейли или да купуват хранителни стоки, но други ще оценят структурираните напомняния за извършване на определени действия в определени часове или в определени дни.
   • Задачи със срокове: Те трябва да бъдат извършени до определена дата и изискват предварителна подготовка. Примери за това могат да бъдат учебни материали, които трябва да излязат след три седмици, или парти, което планирате за шест месеца. Този вид задачи или проекти по-късно могат да бъдат разделени на по-малки компоненти. Например, задачата за писане на хартия може да бъде разделена на четене на съответните книги, организиране на вашите бележки, писане на контур, писане на първата чернова и т.н.
   • Повтарящи се задачи: Те не се случват на дневна или седмична честота, но не са и еднократни проекти. Повтарящите се задачи могат да включват срещи при зъболекари или подаване на вашите тримесечни прогнозни данъци.
   • Самомотивирани, необходими задачи: Това са задачи или проекти, които знаете, че трябва да направите, но никой няма да ви накара. Те рядко, ако изобщо изобщо имат вграден срок. Те могат да включват подобряване на вашия уебсайт за малък бизнес или намиране на нов доставчик на първична помощ.
   • Самомотивирани, ненужни задачи: Това са по-приятните дейности, които въпреки това са склонни да отпаднат, докато други, по-очевидно необходими задачи ги изтласкват. Мислете да четете за удоволствие или да работите по хобита.
   • „Някой ден“ задачи: Тези задачи висят в долната част на списъка ви със задачи или в задната част на ума ви, но обикновено не е необходимо да се извършват скоро; например боядисайте радиаторите си.

   Забележка: Начинът, по който създавате физически този списък, независимо дали на лист хартия, в плановик, в приложение, използвайки онлайн календар или по друг начин, има по-малко значение, отколкото да гарантирате, че сте избрали метод, който работи за вас и че Ще използвам.

2. Организирайте вашия списък

   След като изброите всичко, което трябва да се направи, можете да разберете какво да направите първо. Всички задачи могат да бъдат сортирани в една от четирите категории:

   1. Спешни и важни задачи или „задължителни“ задачи, които трябва да се изпълнят първо.
   2. Спешни, но не важни задачи, които, ако е възможно, могат да бъдат делегирани. Ако не е възможно да се делегират, вашият график трябва да включва достатъчно гъвкавост и допълнително време, за да ги приспособи, когато се появят.
   3. Важни, но не спешни задачи, които трябва да бъдат планирани предварително, за да не станат спешни.
   4. Задачи, които не са нито важни, нито спешни и потенциално могат да бъдат елиминирани. Ако обаче им харесвате, те трябва да бъдат включени във вашия график, така че да не бъдат изтласкани от по-взискателни задължения.

   Бакшиш

   Ограничете ежедневните си задължителни задачи до най-много три. Денят може да включва и по-малки задачи, които са по-рутинни или с по-малко значение или спешност, но натоварването на основните задачи може да доведе до стрес и разочарование.

3. Оценете стойността на всяка задача

   Можете да прецените стойността на дадена задача по няколко начина. Например, помислете дали другите хора са засегнати и колко важни са тези хора за вас - одобрението на вашия шеф или благосъстоянието на децата ви вероятно са по-важни от, да речем, мненията на група непознати, към които сте се съгласили да се присъедините на среща. Не забравяйте обаче, че приоритетите могат да се променят - ако шефът ви трябва да направите нещо сега, предишният ви първи приоритет вероятно ще се срине до втория.

   Можете също така да присвоите висока стойност на задачи, за които виждате, че се изплащат в дългосрочен план или които просто намират за възнаграждаващи. Една справка, която вероятно ще срещнете, когато четете за приоритизиране на задачите, е правилото 80-20 или принципът на Парето, който гласи, че 80 процента от ефектите идват от 20 процента от причините. Това е добро напомняне за идентифициране на какво всъщност отделяте време и кои от вашите усилия се отплащат.

4. Позволява гъвкавост

   Функциониращият график позволява промени и признава ограниченията във времето. Бъдете реалисти, когато давате приоритет и планирате дните си. Когато се съмнявате, надценете времето, което дадена задача ще отнеме. Ако две задачи се дължат едновременно, изборът с коя да започнете зависи от това как работите най-добре. Някои хора предпочитат да отстранят по-простата задача, за да се концентрират върху по-сложната; други ще се почувстват успокоени, ако първо започнат по-трудната задача и изпълнят част или всички, преди да продължат напред. Не забравяйте, че не е нужно да поемате една задача или проект от началото до края, преди да преминете към следващата, освен ако, разбира се, не откриете, че работата по този начин повишава вашата производителност.

5. Партидни задачи

   Груповите задачи са един от най-ефективните начини за постигане на тези заяждащи се повтарящи се задачи. "Групиране" се отнася до непрекъсната работа по един и същи тип задача, като например плащане на всичките ви сметки едновременно или отваряне на цялата ви поща веднъж седмично, преди да преминете към друга задача.

   За групово идентифициране на задачите, които вършите отново и отново, и след това настройте прост работен процес, който те да следват. След това се справяте с тези задачи едновременно, като използвате този работен процес. Групирането ви позволява да навлизате в една и съща задача отново и отново, така че не е нужно да губите време в измисляне на инструкции или какво трябва да направите след това.

6. Премахване на задачите, когато е възможно

   След като изброите всичките си задачи и ги сортирате от най-важните до най-малките, ще стане ясно кои задачи са в долната част на списъка. Понякога може да успеете да делегирате задачите на някой друг. Ако това не е възможно, решете дали да планирате време за тях или да ги премахнете.

   Във вашия списък може да имате задачи, които не трябва да правите или които дори не искате да правите, но се чувствахте притиснати да добавите в даден момент към вас график, като например да отидете във фитнес залата или да присъствате на среща на клуба . Ако това облекчи натиска от живота ви, те могат да бъдат напълно елиминирани.

   И накрая, възможно е просто да имате твърде много работа. Ако не можете да свършите всичко, оценете работното си натоварване, за да определите дали просто се нуждаете от още няколко практики при определяне на приоритетите или трябва да кажете на някого, че вече не можете да продължите да изпълнявате определена задача.

Помогнете на развитието на сайта, споделяйки статията с приятели!