Помогнете на развитието на сайта, споделяйки статията с приятели!
Купчините хартия са болка и управлението на системата за домашно картотекиране може да бъде забавяне. Трябва обаче да се придържате към някои документи, защото никога не знаете кога ще ви трябват.
Колко време трябва да съхранявате данъците, касовите бележки, банковите извлечения и други важни документи? Всеки тип документ е различен, така че съхранявайте всичките си документи достатъчно дълго, преди да запалите шредера, дори ако смятате, че сте приключили с тях.
Поддържане на работеща система за домашно подаване
Един от ключовите фактори за създаването на работеща домашна картотека е да започнете да намалявате количеството хартия, което получавате. Това наистина може да намали количеството хартия, което ще трябва да настъргвате или подавате. Това означава да се отървете от нежеланата поща, да се регистрирате за електронни сметки и да не приемате флаери, купони, които никога няма да използвате, каталози, които никога няма да прочетете, или други ефемери, които смятате, че трябва да се придържате, когато ви познават наистина не.
Ако оставите този предубеждаващ етап да излезе извън контрол, може наистина да започнете да се борите с хаоса. Дори може да стигне до точката, в която се чувствате така, сякаш може да го трупате. В тези случаи може да бъде много полезно да се обърнете към професионалист, който да ви преведе през процеса на разхвърляне.
Втората стъпка е да се уверите, че имате добра система за управление на пощата. Колкото по-ефективно се справяте с пощата, когато тя постъпва, толкова по-рядко ще ви се налага да правите голяма сесия на подаване, раздробяване и рециклиране.
Настройте електронна система
Отърваването от подаването на хартия чрез създаване на електронна система за подаване ще ви спести място и ще ви отърве от хаоса. Електронната система за подаване на документи има много смисъл, защото е по-лесна от всякога.
За да започнете, имате нужда от скенер и място за съхранение на вашите файлове: система от папки на компютър и резервно копие в облака, както и външен твърд диск. Колкото повече резервни копия имате - у дома и извън обекта, толкова по-подготвени ще бъдете да изхвърлите купчината документи, без да се притеснявате, че ще загубите нещо важно.
Настройте общи папки за различни видове документи (напр. Домакинство, данъци, авто, удостоверения за раждане и т.н.) Не е нужно да бъдете прецизни със съхраняването на документите, тъй като системите за електронно картотекиране могат да се търсят.
След това сканирайте всеки документ и го съхранявайте в папка според съдържанието. Дайте на всеки уникално име на файл, за да го опишете, за да може бързо да бъде намерено чрез функцията за търсене на вашия компютър. Освен това добавянето на датата в края на името на файла може да ви помогне да разграничите един и същ тип документ от различни периоди от време. Например, вместо да извиквате сметката си за комунални услуги utilitystatement.pdf, дайте й име на utilitystatement-Feb2019.pdf.
Налични са и редица приложения, които могат да ви помогнат бързо да записвате и съхранявате разнообразни документи. Много от тях могат да се управляват чрез вашия смартфон или таблет, така че можете да се отървете от документооборота (особено разписките), когато не сте близо до домашния си компютър.
Съхранявайте копия
За вашите най-важни документи експертите съветват да съхранявате няколко копия. Това може да означава съхраняване на едно копие във вашето облачно хранилище, а друго на твърд диск. Това също може да означава съхраняване на едно копие в електронната ви картотека и едно хартиено копие в огнеупорен сейф.
Документи за съхраняване завинаги
Редица документи трябва да се съхраняват завинаги. Това са най-важните, от които може да се нуждаете по всяко време в бъдеще по различни причини. Гарантирането, че те се съхраняват на сигурно място и че копието е защитено, ще ви спести много време, когато са необходими.
- Академични досиета: Дипломи, преписи и всякаква работа в портфолио, която може да се използва в бъдеще при кандидатстване за работа
- Документи за осиновяване
- Кръщелни свидетелства
- Свидетелства за раждане
- Свидетелства за смърт: Може да са необходими за данъчни цели
- Шофьорски книжки
- Трудови досиета: Всички клаузи, споразумения, дисциплинарни досиета и прегледи на изпълнението.
- Свидетелства за брак
- Медицински досиета
- Военни архиви
- Паспорти
- Пенсионни и пенсионни досиета
- Карти за социално осигуряване
- Завещания
Документи, които да се съхраняват за определен период от време
Представете си, че на бюрото ви се трупат банкови извлечения и сметки за цял живот. След дори само десетилетие този стак вероятно ще бъде безобразно голям. Има много видове документи - предимно финансови -, които трябва да съхранявате за определен период от време, но не е необходимо да ги съхранявате завинаги. Може да се наложи да ги препращате месечно или ежеседмично за известно време, а след това те просто се превръщат в поредния лист хартия, който лежи наоколо и създава бъркотия.
Трудната част е да знаете кога можете да се отървете от този тип записи. Няма добър отговор за всичко, но препоръчителни насоки въз основа на това какво е:
- Сметки на кредитни карти: Раздробете веднага, когато бъдат платени.
- Банкови извлечения: Един месец
- Сметки: Една година за всичко, свързано с данъци или гаранция; всички други сметки трябва да бъдат раздробени веднага след като бъдат платени.
- Плащания и плащания: една година или докато не получите извлечението си за W-2 за тази данъчна година
- Инвестиционни записи: Седем години след като сте затворили сметката или сте продали ценната книга.
- Данъчни документи: Седем години, включително вашата декларация и всички придружаващи документи като W-2 и разписки
- Разписки за продажби: Запазете до края на гаранцията за големи покупки като уреди и електроника. За неща като хранителни стоки и дрехи, пазете касовата бележка само докато не разберете, че няма да е необходима за връщане на стоки.
- Наеми: Пазете, докато не се изнесете и не получите обратно депозита си от наемодателя.
- Разписки за домашен ремонт: Пазете, докато домът не бъде продаден.
- Записи на превозното средство: Пазете, докато лодката, колата или мотоциклетът се продадат.
Как да се отървете от документи
Раздробяването на документи е основният начин да се предпазите от кражба на самоличност. Като общо правило има някои документи, които абсолютно трябва да бъдат раздробени. Това включва всичко, което има номера на акаунти, дати на раждане, момински имена, пароли и ПИН кодове, подписи и номера за социално осигуряване.
Ако документите са все още "активни", трябва да ги задържите за справка - да ги поставите в домашната си картотека по теми. Раздробете ги само след като вече не се използват.
Какви документи да раздробите
Когато приключите с тези документи и вече не се нуждаете от тях, не се колебайте да ги раздробите:
- Квитанции за банкомати
- банкови извлечения
- Копия на свидетелство за раждане
- Анулирани и отменени проверки
- Сметки по кредитни карти
- Кредитни отчети
- Шофьорски книжки (изтекли)
- Документи за работа, които имат каквато и да е идентифицираща информация
- Изтекли паспорти и визи
- Номерата на сметките за инвестиции
- Правни документи
- Инвестиционни, акции и сделки с имоти
- Предмети с подпис (договори за наем, договори, писма и др.)
- Етикети за багаж
- Медицински и стоматологични досиета
- Документи с номер на социално осигуряване
- Пароли или ПИН номера
- Плащайте мъничета
- Предварително одобрени заявления за кредитни карти
- Касови бележки с номера за проверка на сметки, номера на кредитни карти или друга идентифицираща информация
- Данъчни форми
- Преписи с идентифицираща информация
- Маршрути за пътуване
- Използвани самолетни билети
- Сметки за комунални услуги (телефон, газ, електричество, вода, кабелна телевизия, интернет и др.)
Всичко останало - като например документи - можете просто да рециклирате. Уверете се, че сте настроили гъвкава система за картотекиране, за да можете да поддържате тези документи под контрол. Също така е добра идея редовно да преглеждате съхраняваните документи. Опитайте се да направите това, когато плащате сметки, подавате данъци или се грижите за подобна повтаряща се задача, за да не забравите и документите ви да излязат извън контрол.
