Помогнете на развитието на сайта, споделяйки статията с приятели!
Преместването на вашия бизнес на ново място в офиса е многоетапен процес, който изисква внимателно планиране и няколко стъпки за подготовка. Както при всеки голям проект, най-добре е да разделите натоварването и да възложите конкретни задачи на различни служители. Започването на процеса по-рано и поддържането на отворена и честа комуникация са ключовете за успешен и по-малко стресиращ ход.
Създайте хронология
Създайте времева линия, която включва всички основни етапи на вашия ход. За да сте сигурни, че графикът е осъществим, обсъдете плана с всички членове на екипа, участващи в преместването. Бъдете реалисти за това колко време ще ви трябва. Малък офис може да се нуждае от поне три месеца, за да се подготви, докато среден до голям офис може да се наложи да планира от шест до осем месеца или повече. Във всеки случай ключът е да започнете възможно най-рано.
Проектирайте новото пространство
Следващата стъпка е да се събере цялата налична информация за новото пространство. Опитайте се да вземете чертежи или оформление на пода, за да можете да идентифицирате ключови компоненти, като електрически контакти и място за съхранение, и да започнете да проектирате новото оформление на офиса. Също така е добра идея да имате общ план за оформление на текущото ви пространство, за да можете да сравните двете. Ако има зони в текущия офис, които не работят, идентифицирайте ги сега, за да можете да избегнете същите проблеми във вашето ново пространство.
Освен това направете списък с потенциални проблеми с новото пространство, като по-малка зона за прием или по-малък капацитет за съхранение или може би по-голямо отворено пространство, което изисква повече кабини или временни стени. Може да е необходимо да наемете дърводелци, бояджии, електротехници, монтажници на системи или други професионалисти, които да изграждат стени, да добавят окабеляване или да правят козметични промени, преди да се нанесете.
Изградете своя движещ се екип
За средни до големи офиси назначете някой (или поискайте доброволци) от всеки отдел или отдел, който да координира конкретната им област. Това може да бъде възложено на ръководителя или мениджъра на отдела, който след това може да гарантира, че всеки служител поема отговорност за опаковането на бюрото, файловете и личните си вещи. За по-малките офиси може да сте сами. Ако е така, посочете няколко ключови души, които може да са в състояние да помогнат при координирането на преместването.
Вашият екип може също да помогне за идентифициране на актуални проблеми със старото пространство и намиране на възможни решения за новия офис. Това е чудесен начин да се включат други гледни точки и да се постигне консенсус в движение, особено ако някои служители не подкрепят промяната.
Провеждайте редовни срещи
В графика си задайте редовни срещи, за да обсъдите преместването и напредъка му с всички служители. Важно е да информирате всички и да отделите време за справяне с притесненията и коментарите на служителите. Преместването е стресиращо за всички участващи и може да бъде по-стресиращо, ако решенията не се съобщават адекватно.
Определете бюджета си
Ако имате определена бюджетна сума за вашето преместване, важно е да определите разходите, преди да наемете хамали или дори преди да опаковате първата кутия.
Присвояване на задачи
Нека вашият преместващ екип създаде списък със задачи, които трябва да бъдат изпълнени в седмиците преди да се преместите, и се уверете, че критичните задачи са добавени към времевата линия / график. Попитайте всеки мениджър на отдел или ръководител какво се изисква от тяхната област, която може да включва доставчици на специализирани услуги, като монтажници на телефонни линии или специалисти по компютърна мрежа. Уверете се също, че общите части са покрити, като например рецепцията, фоайето и местата за съхранение.
Наемете хамалите
Наемането на хамали е една от най-важните задачи за преместване на бизнес, а има и хамалски компании, които са специализирани в офис ходове. Както всеки ход в домакинството, важно е да се уверите, че компанията е надеждна и че получавате най-доброто обслужване за цената. Направете проучване, задайте правилните въпроси и накарайте компанията да дойде във вашия офис, за да оцени хода ви.
Тази задача може да бъде възложена на един човек или група или на няколко различни души, като всеки се обажда на определени компании и след това сравнява бележките. Във всеки случай започнете рано, за да сте сигурни, че ще получите най-добрата цена и отговаря на вашите нужди.
Направете списък с контакти
Списъкът с контакти помага да се гарантира, че всички, с които правите бизнес, включително доставчици и клиенти, знаят, че се премествате. Добре е тази задача да бъде възложена на един човек, който да наблюдава, за да се предотврати падането на контактите през пукнатините. Уведомяването на клиенти и клиенти изисква специфична комуникация за новото ви местоположение и как бизнесът ще работи по време на преместването. Такава информация е от съществено значение, за да се гарантира, че клиентите ви не отиват другаде за вашите услуги.
