Помогнете на развитието на сайта, споделяйки статията с приятели!
Преместването на офис е сложно. С толкова много неща за правене е лесно да се пренебрегнат по-малките, но съществено важни задачи. За да поддържате движението на вашия офис по пътя, уверете се, че имате контролен списък с основни задачи, които да помогнат на вашия офис да се премести, и използвайте следното ръководство за контролен списък, което ще гарантира, че нищо не остава неотменено.
Клиенти и клиенти
Добре е първо да уведомите клиентската си база за преместването, за предпочитане поне месец преди преместването. Предоставете информация за новото местоположение, като изпратите официално писмо или имейл с карта, затворена или прикрепена към всички в базата данни на вашата компания. Или, в случай на магазин за търговия на дребно, поставете карта и знак за уведомяване на входната врата и осигурете малка листовка при всяка покупка. Публикувайте информацията на уеб страницата си с лесни за следване указания и всякакви подробности, които ще поддържат връщането на клиентите ви - това може да включва продажба при преместване или официално откриване.
Също така трябва да уведомите клиентите си дали изобщо ще затваряте по време на преместването или ще съкращавате часовете си - това ще бъде критично известие, за да сте сигурни, че клиентите няма да бъдат разочаровани, ако вратата ви е заключена. Да знаете предварително кога ще бъдете отворени за бизнес, ще ви спести много телефонни обаждания от вашите клиенти и ще им попречи да отидат при вашия конкурент за услуга. С други думи, уведомете клиентите си за плана за обслужването им по време на прехода.
Доставчици на услуги, доставчици и държавни агенции
Уведомявайте услугите и доставчиците, които вашата компания използва редовно. Тя може да включва компания за принтери, куриер, магазин за офис консумативи или доставчик на интернет услуги.
Банки и застраховане
Банките ще изискват уведомяване по-рано - ще трябва да промените адреса на фирмените чекове, след което да отпечатате чековете и да уведомите компаниите за кредитни карти и всички други финансови институции или доставчици на услуги. Можете да решите, че вашата компания би се възползвала от прехвърляне на бизнес сметки от една банка в друга или от един клон в друг, говорете с представителя на банката си за услугите, предлагани в новото местоположение / квартал.
Застрахователните компании също трябва да бъдат уведомени по-рано. Те ще трябва да направят оценка на новото пространство и да ви предоставят нова оценка, ако е приложимо. Това е чудесно време да поговорите със застрахователя си за преместването на застраховката и какво ще ви е необходимо, за да сте сигурни, че вашият офис е защитен.
Променете входящите телефонни съобщения
Заедно с актуализирането на фирмената информация и маркетинговите материали има и други начини, по които можете да гарантирате, че обществеността ще научи за предстоящия ход. Добавете известие към телефонния секретар / услугата за гласова поща, като посочите датата на преместването, къде се премествате и как това може да повлияе на услугата. Не забравяйте да предоставите информация за контакт за онези клиенти, които може да имат специфични притеснения.
Накарайте служителите също да променят директната си линия за гласова поща в офиса с информация за движението и новия адрес. Отново, това е лесен начин да напомните на контактите за преместването и да информирате тези, които не са в базата данни с контакти, за промяната.
Променете подписа си
Добавянето на известие в реда за подписване на имейл за всички служители гарантира, че всеки изпратен имейл ще напомня на получателя за предстоящия ход. Това е чудесен начин за достигане до лица, които не са в списъка с контакти на компанията.
Печат Изходяща кореспонденция
Закупете червен печат, който гласи „Забележка нов адрес“ - тези печати обикновено могат да бъдат закупени в магазин за офис консумативи. Подпечатайте актуализираните бланки, за да сте сигурни, че получателите са наясно с промяната на адреса. Имайте предвид, че тази стъпка за уведомяване може да не е приложима, докато преместването приключи.
Телефон
Това трябва да е първата помощна програма, с която се свържете във връзка с преместването си - искате да сте сигурни, че бизнесът ви остава отворен по време на преместването или че има възможно най-малко смущения. Кажете на телефонната компания да знае кога е преместването и поискайте телефоните да бъдат инсталирани и готови за работа на новото място в деня преди датата ви на въвеждане. Това гарантира, че системата работи и работи през първия ви ден на новото място.
Помолете компанията да създаде система за пренасочване на повиквания в деня на вашето преместване. Ако вашата компания променя телефонните номера, поискайте да добавите съвет към стария си номер, за да уведомите повикващите за промяната на телефонния номер. След като се преместите, е добре да се обадите на стария си номер, за да сте сигурни, че услугата е налице. Също така се уверете, че новият ви бизнес номер и адрес са актуализирани в следващия телефонен указател и указател.
Пощенски служби, имейли и акаунти в социалните медии
Уведомете пощата за преместването си и уговорете препращането на пощата за няколко месеца след преместването. Както бе отбелязано по-рано, добавете известие за преместване към редовете за подпис на служителите преди преместването и след него; след преместване на подписа трябва да помолите получателя да отбележи промяната на адреса и информацията за контакт. Редовните куриерски компании, които вземат и оставят колети във вашия офис, също трябва да бъдат уведомени за промяната на адреса и всички промени в услугите.
