Помогнете на развитието на сайта, споделяйки статията с приятели!
Повечето организации, които имат повече от шепа хора, трябва да имат силна комуникационна стратегия както за вътрешни, така и за външни комуникации. Независимо дали става въпрос за известия за промени в политиката, ежедневни процедури или нещо под слънцето, служителите трябва да знаят за важни неща.
Това включва и разработване на план за преместване в офис и разработване на контролен списък за преместване.
Макар да си мислите, че има толкова много стъпки за планиране на преместване в офис, че нямате време дори да обмислите комуникациите, наистина трябва да отделите ден-два, за да създадете стабилна стратегия, която да държи в течение както служителите, така и вашите клиенти на предстоящите промени.
Много важно е, че искате да запазите служителите си пряко ангажирани в преместването, тъй като те вероятно ще бъдат най-засегнати от преместването.
Ключови вътрешни съобщения
Основните съобщения трябва да включват времето, опаковането, затварянето на офиса, новото оформление на офиса и подробности за новото местоположение.
- Хронология: Уверете се, че сте изброили всички ключови стъпки от преместването, така че всеки да знае какво и кога да очаква.
- Инструкции за опаковане: Предоставете на персонала инструкции как да опаковат офисите или кабинките си за преместване. Това трябва да включва къде да вземете опаковъчни материали, какво отговарят за опаковането и срокове.
- Предварително известие за затваряне на офиси: По време на преместването може да се наложи да затворите офиса, за да разрешите окончателното опаковане и преместване на офис оборудване и мебели. Уверете се, че вашият персонал е наясно с тези дати и дали и как ще продължи бизнесът по време на преместването и как това ще повлияе на работния им график и натоварване.
- Нов офис план: Персоналът ще иска да знае по-рано как ще изглежда новото пространство и как ще бъдат създадени офисите. Все още ли ще имат собствено пространство или сега ще бъдат в кабинка или отворен етажен план? Уверете се, че създавате начин да информирате персонала за това как работното им пространство може да се промени.
- Новото местоположение, опции за паркиране и пътуване до работното място: Предоставете на персонала цялата необходима информация за новото местоположение, за да могат да подготвят транспорт до новото пространство.
Начини за съобщаване на целите на персонала
Начинът, по който доставяте съобщението, трябва да се определя от вида на съобщението. Например сроковете могат лесно да бъдат доставени чрез интранет на вашата компания; като има предвид, че затварянето на офиси може да бъде най-добре представено на среща на персонала, за да се гарантира, че могат да се задават и отговарят на въпроси.
- Интранет: За тези компании или организации, които имат интранет, това обикновено е най-добрата платформа за повечето съобщения. Той позволява лесни актуализации на файлове и информация, които могат да достигнат до всички служители.
- Лични срещи: Без значение какво е съобщението, срещите на персонала са добро място за оповестяване и дават възможност на персонала да проведе пълна дискусия. Можете също да използвате времето за срещи, за да прегледате как ще бъде предадена информацията, така че персоналът да знае, че ще бъде информиран.
- електронна поща: Въпреки че електронната поща е лесна, тя не винаги е най-добрият начин за предаване на информация. Не искате да изпращате толкова много имейли, че хората да не могат да намерят информацията, когато имат нужда от нея. Ако използвате имейл, уверете се, че го използвате само за да информирате хората откъде могат да получат информацията.
- Общи папки: Ако нямате интранет, създайте обща папка на мрежово устройство, до която всеки да има достъп.
- Табло за обяви: Можете да използвате физическо пространство за публикуване на информация. Хората могат да го проверяват често, а също така осигурява място, където хората могат да се събират и обсъждат своите притеснения.
