Помогнете на развитието на сайта, споделяйки статията с приятели!
Общ преглед
- Работно време: 2 - 12 часа
- Ниво на умения: Начинаещ
Управлението на важни документи и бъркотията на хартия може да бъде трудно. Така че е от решаващо значение да създадете функционална система за домашно картотекиране, която всъщност ще използвате. Вашата картотечна система трябва да отчита всички различни видове документи, с които разполагате, и вие трябва да сте нащрек, за да се отървете от документите, които не ви трябват, за да рационализирате съхранението.
Този проект ще ви помогне при първоначалната настройка на вашата домашна картотека. Стъпките са лесни за изпълнение, въпреки че времето, което отделяте за него, може да варира значително в зависимост от това колко документи трябва да сортирате и организирате. Но ако полагате първоначалните усилия, трябва да получите система за картотекиране, която работи безпроблемно за вас.
6-те най-често срещани вида бъркотия във вашия дом
Какво ще ви трябва
Оборудване / Инструменти
- Кош за боклук
- Шредер
- Производител на етикети или прибори за писане
Материали
- Файлови папки
- Шкаф за файлове, кутия за файлове или друго място за съхранение на папки с файлове
- Огнеупорна кутия или сейф (по избор)
- Свързващо вещество (по избор)
- Тава за входяща поща (по избор)
Инструкции
-
Съберете всичките си документи в едно място
Първата стъпка при създаването на домашна картотека е да съберете всичките си документи в едно и също пространство, така че да можете да ги сортирате. Освен че вземате документи от очевидни места, като чекмеджетата на бюрото и шкафовете, направете и почистване на останалата част от дома си, за да сте сигурни, че сте отчели всичко.
Проверете обичайните места, където може да се натрупат документи, като кухненския плот или вътре в работната чанта. Занесете всичко на едно място, където имате много място за разстилане. Сортирането на хартии на пода или голяма маса може да бъде ефективно.
-
Разделете документите си в 5 категории
Сега е време да подредите всичките си документи. Всеки документ ще премине в една от тези пет категории: действие, архив, домакинство, рециклиране и раздробяване. Ето какво да сложите във всяка от тези категории:
- Действие: Това са документите, които трябва да предприемете и след това да изхвърлите. Не ги бъркайте с документи, които влизат в категорията домакинства. Домакинските документи се подават за постоянно; файловете за действие се използват веднъж и след това се изхвърлят. Примерите включват покани, билети за паркиране, напомняния за срещи, домашна работа и сметки.
- Архив: Тази категория включва документи, на които трябва да се придържате, но не е необходимо да се позовавате повече от веднъж или два пъти годишно. Примери за това са данъчни декларации, медицински досиета, академични досиета, актове, договори за наем, гаранции и договори.
- Домакинство: Това са документи, които използвате, за да поддържате къщата си (и живота) да работи. Примерите включват талони, рецепти, ръководства за потребителя, разписки за тазгодишните данъци и документи за предстоящо пътуване.
- Рециклиране: Това са документи, които не попадат в нито една от горните категории и не съдържат лична информация. Примерите включват нежелана поща, вестници, списания, стари домашни задачи, от които не се нуждаете, и използвани пликове.
- Накъсайте: Тази категория включва документи, които не попадат в първите три категории, но съдържат лична идентификационна информация. Примери за това са оферти за кредитни карти, стари банкови извлечения и сметки.
-
Изхвърлете документите, от които не се нуждаете
След като вече сте разделили документите си в петте категории, можете да освободите малко място, като изхвърлите ненужните ви документи. Извадете първо купчината за рециклиране, тъй като това би трябвало да е лесно и просто да включва изхвърлянето й в кошче за рециклиране. След това настържете чувствителните документи, от които се отървавате. Когато приключите, трябва само да оставите документите, които трябва да подадете, седнали пред вас.
-
Организирайте архивния файл
Първо се заемете с архивната купчина документи. Тази купчина може да включва много важни документи, като паспорт или карта за социална сигурност. Затова е идеално тези хартии да се поставят в огнеупорна кутия или в сейф, за да ги защитите.
Разделете архивната си купчина на подкатегории за по-ефективна организация, като академични, автомобилни, трудови, финансови, здравни, застрахователни, лични документи и документи за недвижими имоти. Използвайте етикетирана файлова папка за всяка от подкатегориите. След това поставете тези папки в сейфа, огнеупорната кутия или друго място, където планирате да ги съхранявате.
-
Подредете досието на домакинството
Сега е време за купчина домакински документи. Можете да съхранявате тези документи в папки с файлове, съхранявани в картотеката или на друго достъпно място. Но много хора предпочитат да държат домашните си хартии в подвързия с различни секции и джобове. Основните предимства на свързващото вещество е, че не заема много място и може да се съхранява и премества навсякъде, където ви е необходимо.
Например, можете да създадете свързващо вещество с раздели за купони, ваучери и карти за подарък; награди и карти за лоялност; разписки, към които все още се позовавате; и ръководства за потребителя, които понякога трябва да проверите. Разделете документите в категории, които най-добре отговарят на вашия начин на живот.
-
Настройте файла за действие
И накрая, ще се обърнете към категорията на документите за действие. Тъй като тези документи включват предмети, на които трябва да се обърне внимание, може да е полезно да ги съхранявате на открито като визуално напомняне за себе си, вместо да ги прибирате в картотеката. Таблата за входяща поща на работния плот може да бъде добра опция за съхраняване на документация за действие, но можете също така просто да поставите хартиите във файлова папка, която поддържате достъпна.
Можете да разделите документите си за действие на категории, като сметки, писма, които се нуждаят от отговор и т.н. Често обаче е най-лесно да хвърлите всички тези документи в един и същ файл и да планирате да преминете през него поне веднъж седмично. В този момент трябва да предприемете подходящите действия за всеки елемент. След това трябва да рециклирате или накъсате елементите, с които сте готови, и да поставите всичко, което трябва да съхранявате в домакинството или архивните си файлове. Целта е вашият файл с действия да бъде възможно най-малък.
