Подготовката за преместване на офис или бизнес може да бъде много по-сложна от преместването на домакинство. Подготовката е от ключово значение и гарантирането, че всичко в списъка ви е пълно, е от съществено значение. Използвайте този бърз контролен списък като ръководство, за да поддържате вашата компания да върви по пътя.
Определете времева рамка и график
Определянето на вашата времева рамка трябва да бъде първото нещо, което правите. Задайте датата, когато всички неща трябва да бъдат извън офис пространството, което е последната ви дата за изнасяне. Вероятно ще ви трябват няколко дни, за да се изнесете, в зависимост от това колко неща трябва да преместите. Работете назад от датата си на изнасяне и направете списък на всички неща, които трябва да направите, преди камионите да пристигнат.
Задайте задачи и създайте комитет за преместване, ако е необходимо
Добре е да привлечете персонала в хода по-рано. Комитетът за преместване може не само да ви помогне да организирате и планирате преместването, но и да улесни прехода за останалата част от персонала. Накарайте комисията да прегледа всички задачи и да назначи роли, ако е необходимо. Тъй като ходът върви напред, вероятно ще трябва да добавите задачи към списъка и да се уверите, че задавате задачи - има твърде много, за да направите всичко сами.
Създайте план за вътрешна и външна комуникация
Планът за вътрешни комуникации ще гарантира, че служителите ще бъдат информирани за плановете за преместване, докато външният план ще поддържа вашите клиенти и доставчици в течение на вашите бизнес дейности по време на преместването, за да можете да поддържате бизнеса си в експлоатация по време на прехода.
Наемете хамали
Както всеки ход, наемането на добри хамали отнема време и трябва да бъде една от първите задачи във вашия списък. Накарайте служител да изготви списък с най-малко пет движещи се фирми, след което се уверете, че сте ги разследвали щателно, преди да наемете. Определете бюджета, вземете оферти и сравнете услугите между движещи се компании, за да решите коя да наемете.
Наемете професионални опаковчици
Ако вашият движещ се бюджет може да подкрепи наемането на професионални опаковчици, направете го. Това ще спести на вас и вашите служители да се налага да опаковате помещенията в офиса, които са често срещани и често най-трудните места за опаковане и преместване. Служителите могат да бъдат помолени да си съберат бюрата или офисите, тъй като това също така дава възможност на персонала да почисти помещенията си и да се отърве от неща, които не се нуждаят от преместване.
Създайте нов план и оформление на Office
Това е мястото, където вашият комитет за преместване ще бъде наистина полезен. Винаги е трудно да се преместиш в ново пространство, но когато трябва да разбереш къде отива всичко и всички, това отнема много време. Уверете се, че знаете къде ще бъде поставена всяка мебел и всеки служител ще седне. Колкото по-подробен е планът, толкова по-добре.
Говорете с настоящите си доставчици
Преместването на бизнес може да означава промяна на доставчика на услуги. Проверете вашите договори и след това решете дали ще останете с настоящите си доставчици или ще погледнете смяната. Ще трябва да определите какво ще изисква новото пространство по отношение на телефонните линии и мрежовата инфраструктура. Говорете с новия си наемодател и продавачи, за да сте сигурни, че знаете от какво се нуждае новото пространство, за да няма пропуск в обслужването. За всяко оборудване, което давате под наем, свържете се с дилъра, за да го уведомите за преместването и как най-добре да пренесете оборудването си на новото място.
Поддържайте служителите актуализирани и информирани
Ходът може да бъде труден за служителите. Това може да означава промяна в начина, по който пътуват и дали пътуването им сега е по-дълго от преди преместването. Ако се премествате в по-малко пространство, тогава персоналът трябва да знае как ще бъдат разпределени офисите и как ще изглежда новото им пространство. Служителите трябва да бъдат информирани на всяка стъпка от процеса. Опитайте да запазите график за движение на таблото за обяви в кухнята или друго общо пространство, така че хората да виждат как се развиват нещата и какво се очаква от тях като служители.
